کتاب «فراداده‌های ضروری برای تولید اسناد اداری» به زودی توسط انتشارات سازمان اسناد و کتابخانه ملی، به بازار نشر عرضه می‌شود.
به گزارش پایگاه خبری گلونی، امروزه با رشد روزافزون تولید اطلاعات در قالب‌های مختلف و تغییر شکل اسناد از قالب کاغذی به قالب الکترونیکی، فراداده به‌عنوان یکی از مهم‌ترین و چالش‌برانگیزترین مباحث در حوزه مدیریت اسناد الکترونیکی در نظر گرفته می‌شود.
فراداده در تمام مراحل مختلف چرخه حیات اسناد الکترونیکی، از تولید تا تعیین‌تکلیف، نگهداری، بازیابی و امحا، از اهمیت ویژه‌ای برخوردار است؛ زیرا اطلاعات زمینه‌ای مورد‌ِنیاز برای درک اینکه مجموعه مشخصی از داده‌ها، اطلاعات یا یک سند، چگونه، چه زمان و توسط چه کسی تولید، جمع‌آوری یا دریافت‌شده و اطلاعاتی راجع‌به قالب آن‌ها، با استفاده از فراداده‌ها ارائه می‌شود. از آنجا که انواع مختلفی از فراداده‌ها وجود دارند که در حیطه‌های مختلف کاربرد دارند، استفاده از فراداده‌های یکپارچه در تمام دستگاه‌ها و ادارات امکان یکسان‌سازی روش‌های مدیریت اسناد الکترونیکی آرشیوکردن آن‌ها به بهترین نحو را فراهم می‌آورد تا دسترسی و بازیابی اطلاعات تسهیل شود.
با توجه به اینکه هدف اصلی آرشیو ملی، جمع‌آوری تمام اسناد تولیدشده در دستگاه‌ها و سازمان‌های کشور به‌منظور حفظ و نگهداری بهینه این اسناد به‌شکلی است که امکان بازیابی و استفاده از آن‌ها در آینده وجود داشته باشد، ورود سازمان اسناد و کتابخانه ملی به مسئله تدوین دستورالعمل‌ها و استانداردهای یکپارچه برای به‌کارگیری صحیح فراداده‌های اسناد الکترونیکی ضروری به‌نظر می‌رسید تا با همسان‌سازی روش‌های تولید اسناد الکترونیکی در ادارات، سازمان‌ها و مؤسسات دولتی، مراحل بعدی مدیریت اسناد الکترونیکی از جمله تعیین‌تکلیف و نگهداری آن‌ها، سامان پیدا کند.
در این راستا، اولین اقدام تدوین و چاپ کتاب «فراداده‌های ضروری برای تولید اسناد اداری» از سوی کارگروه تشکیل‌شده در معاونت اسناد ملی در سال ۱۳۹۳ بود. با توجه به اهمیت نقش فراداده‌ها در مراحل مختلف مدیریت اسناد الکترونیکی، موضوع تدوین فراداده‌های تعیین‌تکلیف و نگهداری اسناد الکترونیکی، ضروری به‌نظر می‌رسید.
کتاب حاضر که حاصل انجام طرح پژوهشی با همین عنوان در پژوهشکده اسناد است فراداده‌های موردنیاز در مراحل تعیین‌تکلیف و نگهداری اسناد الکترونیکی را معرفی می‌کند. در این کتاب فراداده¬هایی معرفی می‌شوند که در فرایند مدیریت اسناد الکترونیکی به آن‌ها نیاز است. مجموعه فراداده¬های تولید، تعیین‌تکلیف و نگهداری اسناد الکترونیکی که در این کتاب معرفی شده‌اند شامل ۲۷ خصوصیت اصلی است که ۹ مورد از آن در رویکرد اجرایی چند موجودیتی برای همه موجودیت¬ها اجباری، ۱۱ خصوصیت وابسته‌به‌شرایط و ۷ خصوصیت اختیاری¬ هستند. در مجموع ۴۹ خصوصیت فرعی نیز معرفی شده‌اند.
این کتاب را زهرا ضرغامی و غلامرضا عزیزی زیر نظر فریبرز خسروی تالیف کرده‌اند که به زودی توسط انتشارات سازمان اسناد و کتابخانه ملی منتشر می‌شود.
پایان پیام